Reisemanager/-in Operations/ Guest Relations Cruise Line ab Jänner

Funktionsbeschreibung Position: Reisemanager/-in Operations/ Guest Relations
Abteilung: Hotelbetrieb/Administration
Rang: Abteilungsleiter/Offizier
Direkter Vorgesetzter: General Manager

1. Aufgabenbereich

1. Verantwortung für den leistungs- und fachgerechten Arbeitsablauf im Bereich Reisemanager und die damit verbundenen administrativen Aufgaben, in enger Zusammenarbeit mit dem General Manager.
2. Enge Zusammenarbeit mit sämtlichen Schnittstellenfunktionen an Bord, insbesondere mit dem Chief Purser, dem First Purser, dem Crew Purser sowie dem Housekeeping, Rezeption und Deck Officer
3. Kontrolle und Durchsetzung der Qualitätsstandards im Verantwortungsbereich
4. Kabinenverwaltung und Kofferschäden
5. Regelmäßige Berichterstattung an den General Manager; umgehende Behandlung (und schriftliche Meldung) von Konflikten und Störungen im Arbeitsablauf.
6. Strikte Kontrolle der Einhaltung von Sicherheits-, Umwelt- und Hygienerichtlinien (USPH/HACCP, ISM/&ISO, SQM, TUIC Servicestandards) im Verantwortungsbereich
7. Führen eines Reiseberichts und Wechseltagberichte
8. Aktive Umsetzung der Produktphilosophie in Bezug auf den Hotelbetrieb
9. Einsatzplanung der Mitarbeiter für den Wechseltag
10. Implementieren, Anleiten und Verfügbarkeit von Logs und Checklisten gemäß Vorgabe; regelmäßige Kontrolle.
11. Information, Beratung bzgl., Reservierung und Verkauf von zukünftigen TUI Cruises - Reisen an Bord
12. Professionelle Durchführung des An- und Abreisetages nach Vorgaben des Head offices
13. Sorgfältige Vor- und Nachbereitung des An- und Abreisetages
14. Ansprechpartner für Passagiere bei Problemen oder Beschwerden
15. Erstellung und Weiterentwicklung verkaufsfördernder Informationsmedien, Infoveranstaltungen.
16. Ständiger Kontakt zu den Passagieren, Reklamationsbearbeitung, Organisation spezieller Arrangements und Realisierung von Sonderwünschen.
17. Organisation von Verlängerungen an Bord, Flugumbuchungen, Information der Passagiere bei Flugplanänderungen, Rückflugbestätigung bei individuell reisenden Passagieren, Ausstellen von Tickets bzw. Stickern bei Flugumbuchungen
18. Check-in und Mithilfe an der Pier
19. Organisation der Ausschiffung von Passagieren in medizinischen Notfällen bzw. von Passagieren, die gegen die Bordordnung oder Sicherheitsbestimmungen verstoßen.
20. Vorbereiten von Durchsagen für den Cruise Director
21. Mitorganisation bzw. Abstimmung des Luggage handlings mit dem Executive Housekeeper und dem Hotel Manager
22. Allgemeine Büroarbeiten verschiedenster Art nach Vorgabe; Datenverwaltung, Ablagesystem, Zuständigkeiten festlegen
23. Kontrolle, erstellen, prüfen und weiterleiten von Hotelstorebestellungen für den Arbeitsbereich nach vorgegebenen Budgets und sonstiger Vorgaben Verfahrensanweisung Personalmanagement Sicherstellung der Qualifikationsanforderungen
24. Überprüfung und Kontrolle von Warenverschiebungen und Bestellvorgängen im Verantwortungsbereich
25. Planung, Durchführung, Kontrolle und Auswertung von abteilungsinternen Inventuren
26. Stetige Optimierung und Weiterentwicklung von Arbeitsabläufen und Standards, auch Zuarbeiten zu Handbüchern und Richtlinien.
27. Im Rahmen des Pre-openings sind bei der Übernahme des Schiffes, in Werftzeiten, bei der Ausrüstung und Herstellung des Fahrtbetriebes zusätzliche Aufgaben nach Anweisung zu übernehmen.
28. Sorgfältiger Umgang mit Firmenbesitz und Pflege von Arbeitsmaterialien und Arbeitsgeräten. Für Fahrlässigkeiten haftet der Stelleninhaber.
29. Kontrolle und Einhaltung der internen Bordordnung im Verantwortungsbereich
30. Kenntnis der zugeteilten Sicherheitsrollennummer anhand der Musterrolle und der speziellen Aufgaben im Notfall.

2. Qualifikation / Erfahrung

1. Qualifizierte Ausbildung in der Touristik
2. Mehrjährige Erfahrung im Bereich Reiseleitung, wenn möglich an Bord eines Kreuzfahrtschiffes.
3. Ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Verständnis
4. Budgetsicheres Arbeiten, Fähigkeit zur Darstellung sowie Analyse und Erläuterung von wirtschaftlichen Zielvorgaben
5. Sehr gute touristische Kenntnisse, insbesondere in Bezug auf die Arbeit mit Agenturen, flexible Reaktion auf Fahrplanänderungen, die Abwicklung von Transporten und Ein- und Ausschiffungen sowie den Umgang mit Versicherungen.
6. Verhandlungssicheres Deutsch + Englisch (Wort + Schrift)
7. Hohe Dienstleistungsbereitschaft gegenüber Passagieren und Mitarbeitern
8. Erfahrung im Beschwerdemanagement
9. Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS Office, RESCOM)
10. Sehr gute Allgemeinbildung

3. Anforderungsmerkmale

1. Mindestalter ca. 28 Jahre
2. Führungsqualitäten, Durchsetzungsvermögen, Flexibilität
3. Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit (Ablaufpläne, Gästeinformation, Dienstpläne, Veranstaltungen)
4. Integre Vertrauensperson
5. Sicheres und souveränes Auftreten, gute Umgangsformen
6. Kosten- und Qualitätsbewusstsein
7. Kommunikationsstärke
8. Ausgezeichneter Teamplayer
9. Belastbarkeit
10. Fähigkeit zur Mitarbeitermotivation
11. Sehr gepflegtes Erscheinungsbild

4. Verantwortungsbereich

1. Verantwortlich und entscheidungsberechtigt für alle Arbeits- und Dienstabläufe im Bereich Reisemanager.
2. Fachlicher und personeller Vorgesetzter des Assistenten des Reisemanagers.
3. Vertretung bei Abwesenheit durch anderen Reisemanager